Kurzüberblick
- Prüfen Sie den bisherigen Auftrag und den künftigen Bedarf getrennt.
- Start, Zugang und Zuständigkeiten schriftlich abstimmen.
- Die ersten Einsätze anhand derselben Raumliste auswerten.
Vor dem Wechsel den tatsächlichen Bedarf festhalten.
Ein Wechsel der Reinigungsfirma ist eine gute Gelegenheit, die Unterhaltsreinigung neu zu ordnen. Prüfen Sie zuerst, welche Leistungen bisher beauftragt waren und welche davon weiterhin benötigt werden. Beschwerden über ausgelassene Aufgaben sollten von Wünschen getrennt werden, die bislang gar nicht Bestandteil des Auftrags waren.
Gehen Sie anschließend mit der verantwortlichen Person die Räume durch und notieren Sie den Zustand, die Nutzung und wiederkehrende Probleme. Halten Sie fest, welche Leistungen regelmäßig stattfinden sollen und welche einmalig zu Beginn nötig sind. So wird ein bestehender Pflegebedarf nicht automatisch zur Aufgabe der laufenden Reinigung erklärt.
Ende und Beginn der Aufträge abstimmen
Prüfen Sie die Vereinbarungen des bestehenden Vertrags, bevor Sie den Starttermin verbindlich festlegen. Laufzeit, Kündigung und Rückgabe von überlassenem Material richten sich nach den jeweiligen Absprachen. Dieser Ratgeber ersetzt keine Prüfung des Vertrags. Eine allgemeingültige Kündigungsfrist lässt sich daraus nicht ableiten.
Stimmen Sie den letzten und den ersten Reinigungseinsatz so aufeinander ab, dass die Zuständigkeiten erkennbar bleiben. Informieren Sie den Empfang, die Hausverwaltung und die betroffenen Beschäftigten rechtzeitig. Bei mehreren Etagen oder Standorten empfiehlt sich eine kurze Übergabeliste je Bereich, um sicherzustellen, dass kein Teil des Objekts zwischen zwei Aufträgen übersehen wird.
Schlüssel und sensible Bereiche geordnet übergeben
Erstellen Sie ein Protokoll über ausgegebene Schlüssel, Karten und zurückgegebene Gegenstände. Die Zutrittsrechte sollten nach dem betrieblichen Verfahren angepasst werden. Zugangsdaten und Alarmcodes gehören ausschließlich in einen geschützten Übergabeweg und nur zu den Personen, die sie benötigen.
Kennzeichnen Sie außerdem gesperrte Räume, vertrauliche Arbeitsplätze und Oberflächen, die nicht bearbeitet werden dürfen. Besprechen Sie die nutzbaren Anschlüsse, das Materiallager und die Abfallentsorgung im Gebäude. Vorhandene Reinigungsmittel sollten nicht ohne Prüfung und eindeutige Kennzeichnung übernommen werden, da das neue Team seine Arbeitsmittel und Verfahren sicher planen muss.
Die ersten Einsätze sollten gemeinsam ausgewertet werden.
Vereinbaren Sie zum Start eine feste Ansprechperson und einen frühen Kontrolltermin. Prüfen Sie dabei die beauftragten Aufgaben anhand der Raumliste. Ein Foto oder eine kurze Beschreibung kann dabei helfen, Abweichungen eindeutig zuzuordnen. Achten Sie auf einen passenden Prüfzeitpunkt, bevor die erneute Nutzung das Ergebnis verändert.
Kleine organisatorische Hindernisse werden oft erst im Betrieb sichtbar, beispielsweise wenn ein Besprechungsraum länger belegt bleibt oder der Lagerraum verschlossen ist. Dokumentieren Sie diese Punkte und stimmen Sie den Ablauf ab. Für den Wechsel Ihrer Unterhaltsreinigung in Kassel können Sie Hanna Gebäudeservice den gewünschten Starttermin, die aktuelle Raumliste und die noch offenen Übergabepunkte nennen.
Ihre Checkliste
Direkt abhaken oder als Arbeitshilfe mitnehmen.
Häufige Fragen
Sollte vor dem Wechsel immer eine Grundreinigung stattfinden?
Nein, denn ob eine zusätzliche Reinigung sinnvoll ist, hängt vom Zustand der Flächen und dem vereinbarten Ziel ab. Dieser Bedarf sollte bei der Begehung separat erfasst werden.
Kann das neue Team den bisherigen Reinigungsplan übernehmen?
Der Plan kann als Ausgangspunkt dienen. Vor der Übernahme sollten jedoch Aufgaben, Materialien, Nutzung und Zugänglichkeit auf ihre aktuelle Eignung geprüft werden.
Wann ist der erste Kontrolltermin sinnvoll?
Vereinbaren Sie diesen am besten bereits vor dem Start und zeitnah zu den ersten Einsätzen. Entscheidend ist, dass die beauftragten Bereiche seit der Reinigung noch sinnvoll beurteilbar sind.
Quellen & weiterführende Hinweise
Ergänzende Informationen der genannten Fachstellen. Produktbezogene Anleitungen gelten für die jeweils beschriebenen Systeme.
